Folkekirkens IntraNet går i luften til april
Første version af den digitale platform Folkekirkens IntraNet går i luften 12. april. Vi skal have ét sted, hvor vi har alle oplysninger, siger formand for styregruppen, Thomas Reinholdt Rasmussen. Med tiden skal platformen udbygges og vokse sig større.
Formand for styregruppen Thomas Reinholdt Rasmussen og medlem af styregruppen Inge Kjær Andersen fortæller, at Folkekirkens IntraNet skal bl.a. gøre flere informationer mere tilgængelige for brugere og andre interesserede.
Af Kirsten Weiss Mose og Eva Strøm (red. af Presse & Kommunikation i Aalborg Stift)
Nu varer det ikke længe, før Folkekirkens IntraNet åbner for ansatte i folkekirken, menighedsrådsmedlemmer og alle andre, der har en tilknytning til eller interesse for folkekirken.
Folkekirkens Intranet er en ny digital platform for intern kommunikation i folkekirken. Den består af en hjemmeside, som alle har adgang til, samt et digitalt område bag log-in til fortrolig deling af information.
På intranettets åbne del kan man finde vejledninger, skabeloner, inspiration, viden og nyheder, mens der bag et log-in kan deles fortroligt materiale som f.eks. dokumenter med personfølsomme oplysninger.
Biskop Thomas Reinholdt Rasmussen er formand for styregruppen bag Folkekirkens IntraNet, og for ham er det klart, hvorfor folkekirken nu får en ny digital platform.
"Vi skal have et nyt intranet, fordi vi skal have et sted, hvor vi har samlet alle oplysninger. Hvor alle de oplysninger, vi har brug for, er tilgængelige og tydelige, og hvor vi kan komme ind og få afklaring på de spørgsmål, der opstår ude i kirkerne, om ansættelser, fornyelse, renovering og så videre. At det kan findes ét sted, rigtig hurtigt og nemt, siger han.
Adgang til samme viden
En af de helt store forskelle på folkekirkens nuværende intranet Den Digitale Arbejdsplads (DAP) og det nye intranet er, at langt det meste indhold kommer til at ligge på intranettets åbne hjemmeside.
Det betyder, at man ikke længere skal have log-in for at få adgang til f.eks. vejledninger og skabeloner, og det er en væsentlig forskel, mener næstformand i Landsforeningen af Menighedsråd Inge Kjær Andersen, som er med i styregruppen bag Folkekirkens IntraNet.
"Intranettet bliver åbent for at gøre det let tilgængeligt. Vores håb er, at der er væsentligt flere menighedsrådsmedlemmer, der vil bruge det, fordi de ikke skal huske på koder eller skifte koder hver 3. måned eller hvad den nye standard nu bliver for sikkerhed", siger Inge Kjær Andersen.
At menighedsrådsmedlemmer og ansatte får lettere ved at bruge intranettet kommer ifølge Inge Kjær Andersen også til at betyde, at alle nu får adgang samme viden.
"Jeg håber, at intranettet kommer til at gøre den forskel, at vi får de samme informationer på det samme tidspunkt, hvilket gør, at vi hurtigere kan agere. For eksempel var det jo i corona-perioden et stort problem, at vi ikke alle sammen fik de samme oplysninger på det samme tidspunkt. Så det tænker jeg er hovedformålet: At vi får de samme oplysninger samtidig".
Første version er klar 12. april
Når platformen går i luften 12. april er den endnu ikke fuldt udfoldet i forhold til visionerne. Arbejdet med at bygge intranettet er nemlig delt op i faser, forklarer redaktør og projektleder for Folkekirkens Intranet Jenny Holm Hviid.
"At bygge et intranet til folkekirken er en fantastisk og stor opgave. Vi har prioriteret opgaverne, så det, der i dag ligger på Den Digitale Arbejdsplads, skal være klar til brugerne den 12. april", siger hun.
Det drejer sig f.eks. om de vejledninger og skabeloner, som man skal bruge for at udføre de administrative opgaver i sognet, blandt andet i forhold til bygninger og kirkegårde, menighedsrådet som arbejdsgiver, økonomi og forsikring - men også om nyheder om f.eks. arbejdsforhold, lovgivning og andet nyhedsstof, der er relevant for ansatte og frivillige i folkekirken.
De to første temaer om grøn omstilling og arbejdsmiljø i folkekirken bliver også færdige til 12. april. Herefter begynder en ny fase, hvor folkene bag intranettet for alvor går i gang med at udvikle tema- og inspirationsstoffet.
Udvikling af en kursus- og arrangementskalender er også en del af fase 2 – og så er der fokus på evaluering og inddragelse af intranettets brugere.
Forandring tager tid
At udvikle et intranet er en dynamisk proces, siger Thomas Reinholt Rasmussen.
"Der skal arbejdes på intranettet, og det skal udvikles. Det vil sige, at vi sætter det i sving nu, og så vil folk blive spurgt: ”hvad synes I om det?”. Det skal evalueres og så udbygges, udbygges og udbygges. Vi kan aldrig sige, at nu er det klar, for det er en platform aldrig. Men vi vil sørge for, at de folk, der bruger det, også er med til at påvirke det og evaluere det".
Jenny Holm Hviid understreger, at en af de største forskelle på det gamle og det nye intranet er brugervenligheden. Alligevel er det vigtigt, at man som ny bruger er indstillet på, at forandring tager tid.
"Vi arbejder på højtryk med at gøre intranettet brugervenligt og let at gå til, men jeg vil opfordre alle til at væbne sig med tålmodighed. Det kræver lidt at vænne sig til, at tingene er organiseret på en ny måde," siger hun.
Hør nærmere om Folkekirkens Nye Intranet i videoen herunder:
