Samarbejdsaftaler
Guide: Opstart af samarbejde mellem menighedsråd

Opstart af samarbejde mellem menighedsråd

Hvordan kommer man i gang med samarbejde og hvordan formaliserer man et allerede eksisterende samarbejde?
Find vejledning til samarbejdsaftaler her. 

Samarbejdsaftaler mellem menighedsråd kan være en god hjælp til at formalisere samarbejdet og er en rigtig god løsning for mange. Man kan dog godt starte samarbejdet i det små og først bevæge sig til deciderede formaliserede samarbejdsaftaler, når man ved lidt mere om behov og områder for samarbejdet. 

Sådan kommer I i gang 

Inden et samarbejdet igangsættes er det vigtigt, at menighedsrådene gør sig tanker om formålet, behovet samt de fordele og ulemper, der er forbundet med at indgå i et samarbejde.

Menighedsrådene kan spørge sig selv:

  • Hvad er formålet med samarbejdet?
  • Hvorfor vil vi det her?
  • Er behovet midlertidigt eller varigt?
  • Hvad er/skal gevinsten være?

To eller flere menighedsråd kan indgå en aftale om samarbejde om løsning af de opgaver, som menighedsrådene i forvejen hver for sig kan finansiere af kirkekassen.

Typer af samarbejdsaftaler

Der findes som udgangspunkt to typer af samarbejde i menighedsrådsloven kapitel 8: 

  1. Samarbejder der kan foretages umiddelbart og blot skal beskrives i en vedtægt, som offentliggøres på Aalborg Stifts hjemmeside (jf. § 42 a).
  2. Samarbejder, som kræver dispensation fra dele af den kirkelige lovgivning. Disse aftaler skal godkendes i Kirkeministeriet og efterfølgende offentliggøres på ministeriets hjemmeside (jf. § 43 i lov om menighedsråd). 

Endvidere findes varianter, hvor flere menighedsråd i et provsti kan beslutte at etablere de i § 42 a og § 43 nævnt former for samarbejde med provstiet som ramme (§ 43 a). Eller hvor stiftsøvrighed, provstiudvalg og menighedsråd kan samarbejde på tværs (43 b).

For alle former for samarbejde skal der udarbejdes en skriftlig aftale. Det vil sige at de nærmere bestemmelser for samarbejdet skal fremgå af en vedtægt som bliver offentliggjort enten på Aalborg Stifts hjemmeside eller på Kirkeministeriets hjemmeside.

Er der tale om et samarbejde, der alene vedrører enkeltstående aktiviteter, og hvor den eventuelle fælles udgift afregnes umiddelbart og afholdes forholdsmæssigt af de deltagende menighedsråds kirkekasser, kan menighedsrådene dog undlade at udarbejde en vedtægt. Det kunne f.eks. være en afvikling af en fælles koncert.

Indhold af en samarbejdsaftale

Når menighedsrådene laver en samarbejdsaftale, skal aftalen minimum indeholde følgende oplysninger:

  • Hvilke menighedsråd deltager i samarbejdet?
  • Hvad vedrører samarbejdet?
  • Hvordan finansieres samarbejdet?
  • Hvem fører tilsyn?
  • Hvad er vilkårene for andre menighedsråds optagelse i samarbejdet?
  • Hvordan afgøres uenighed om aftalens fortolkning?
  • Hvad er vilkårene for ophævelse, herunder betydning for eventuelle ansættelsesforhold?
  • Hvor offentliggøres samarbejdsaftalen?
  • Hvor kan man finde samarbejdsaftalen?

Det er vigtigt at menighedsrådene forholder sig til alle de nævnte punkter, og sikre at alle punkter er nævnt i vedtægten.

Fremgangsmåde

Når en samarbejdsaftale skal etableres, vil fremgangsmåden afhænge af, hvorvidt menighedsrådende afgiver kompetencer i aftalen eller ej. Her skitseres de forskellige fremgangsmåder: 

Fremgangsmåde, når menighedsrådene ikke afgiver kompetence i en samarbejdsaftale fx fælles regnskabsfører, fælles organist, fælles kordegne, fælles indkøb af sommerblomster mv:

Menighedsrådene træffer hver for sig beslutning om samarbejdsaftalen. Beslutningen træffes ved almindeligt stemmeflertal. Et forlag om deltages i et samarbejde er vedtaget, hvis flere stemmer for end imod forslaget. Der ses bort fra blanke stemmer. Rådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Deltagelse i afstemninger forudsætter personligt fremmøde, der kan ikke afgives stemmer ved fuldmagt eller forud afgivet stemme.

Menighedsrådene sender den vedtagne samarbejdsaftale via provstiet til stiftet, der kontrollere det juridiske i aftalen og efterfølgende offentliggør aftalen på stiftets hjemmeside.

Fremgangsmåde, når menighedsrådene afgiver kompetence i et samarbejdsaftale fx fælle drift af kirkegårde, fælles mødeaktiviteter mv.:

Menighedsrådene træffer hver for sig beslutning om samarbejdsaftalen. Beslutningen træffes ved almindeligt stemmeflertal. Et forslag om deltagelse i samarbejdet er vedtaget, hvis flere stemmer for end imod forslaget. Der ses bort fra blanke stemmer. Rådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Deltagelse i afstemninger forudsætter personligt fremmøde, der kan ikke afgives stemmer ved fuldmagt eller forud afgivet stemme.

Menighedsrådet sender den vedtagne samarbejdsaftale via provstiet til stiftet, der kontrollere det juridiske i aftalen og videresender til Kirkeministeriet til deres godkendelse og offentliggørelse på ministeriets hjemmeside.

Fremgangsmåde, når samarbejdet har provstiet som ramme (uanset om der afgives kompetence eller ej) fx fælles indkøbsudvalg, finansiering af kurser for præster mv.:

Menighedsrådene træffer hver for sig beslutning om samarbejdsaftalen. Beslutningen træffes ved almindeligt stemmeflertal. Et forslag om deltagelse i samarbejdet er vedtaget, hvis flere stemmer for end imod forslaget. Der ses bort fra blanke stemmer. Rådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Deltagelse i afstemninger forudsætter personligt fremmøde, der kan ikke afgives stemmer ved fuldmagt eller forud afgivet stemme.

Der skal efterfølgende træffes beslutning om aftalen på budgetsamrådet. På budgetsamrådet har hvert fremmødt menighedsråd én stemme, som vægtes i forhold til antal valgte medlemmer i rådet. Beslutningen træffes ved kvalificeret flertal (2/3). Er der fx i alt 235 valgte medlemmer i provstiet repræsenteret på mødet, har et menighedsråd med 10 valgte medlemmer én stemme, men den vægtes med 10/235 dele. For at sagen kan vedtages skal 2/3 af 235 menighedsråd stemme for dvs. 157 skal stemme for.

Deltagelse i afstemninger på budgetsamråd forudsætter personligt fremmøde. Der kan ikke afgives stemmer ved fuldmagt eller forud afgivet stemme.

Hvis menighedsrådene ikke afgiver kompetence skal menighedsrådene sende den vedtagne samarbejdsaftale via provstiet til Aalborg Stift, som offentliggør aftalen på deres hjemmeside. Hvis menighedsrådene afgiver kompetence, sender stiftet samarbejdsaftalen videre til Kirkeministeriet til deres godkendelse og videre offentliggørelse på ministeriets hjemmeside. 

Ophør af samarbejdsaftale med provstiet som ramme

Menighedsrådene træffer inden budgetsamrådet hver for sig beslutning om eventuelt ophør af samarbejdsaftalen ved almindeligt flertal. Et forslag om ophør med deltagelse i samarbejdet er vedtaget hvis flere stemmer for end imod forslaget. Der ses bort fra blanke stemmer. Rådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Deltagelse i afstemninger forudsætter personligt fremmøde. Der kan ikke afgives stemme ved fuldmagt eller forud afgivet stemme.

På det efterfølgende budgetsamråd har hvert fremmødt menighedsråd én stemme, om vægtes i forhold til antal valgte medlemmer i rådet. Beslutningen træffe ved kvalificeret flertal (2/3). Er der fx 235 valgte medlemmer i provstiet repræsenteret på mødt, har et menighedsråd med 10 valgte medlemmer en stemme, men den vægtes med 10/235 dele.

Samarbejdsaftalen ophører, hvis der på budgetsamrådet ikke er 2/3 flertal for at forsætte samarbejdet. For at aftalen kan ophører skal færre end 2/3 af 235 menighedsråd stemme for, at aftalen skal fortsætte, dvs. at færre end 157 skal stemme for.

Deltagelse i afstemninger på budgetsamråd forudsætter personligt fremmøde. Der kan ikke afgives stemme ved fuldmagt eller forud afgivet stemme. 

Brug for mere info?